個人情報の取扱について

株式会社トークスは、お客さまからお預かりした個人情報をはじめ、従業員情報等各種の個人情報を適切に取扱い、情報主体の権利を保護することを、重大な社会的使命と理解しています。

個人情報保護理念と個人情報保護方針

  • 制定2005年1月1日
  • 改定2021年10月26日

株式会社トークス 代表取締役社長　辻田　邦彦

個人情報保護理念

株式会社トークスは、情報を日々取扱うPR専門企業として、社会における情報の重要性、その影響力の大きさを認識しています。なかでも、お客さまからお預かりした個人情報をはじめ、従業員情報等各種の個人情報を適切に取扱い、情報主体の権利を保護することは、当社の存立にもかかわる重大な社会的使命と理解しています。当社およびグループ企業においては、個人情報に関する法規制および各種ガイドラインを役員および従業員のすべてが遵守し、さらに、以下の基本方針のもとに個人情報保護マネジメントシステムを構築、全社をあげて個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善をはかり、コミュニケーションに携わる企業としての使命を果たすことを宣言します。

個人情報保護方針

  1. 当社は情報を取扱うPR専門企業として、個人情報の特殊性に十分配慮し、事業の実施にあたっては、個人情報を最低限必要な範囲で、適正に収集、利用、提供します。また、同意を得た範囲を超えて個人情報が目的外の利用、提供がされないよう管理します。
  2. 当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守します。
  3. 個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、漏洩、破壊、改竄等のリスクに対処するため、十分な経営資源の投入により合理的な予防策並びに安全管理策を講じ、個人情報セキュリティ体制の向上に努めます。また、万が一の発生時には速やかに是正処置を講じます。
  4. 当社は、個人情報の管理責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施および運用に関する責任と権限を与え、適切な管理を行います。
  5. 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、教育、運用、監査、見直しなどを通じて、継続的に改善を行います。
  6. 当社では、個人情報の開示、訂正、削除、利用および提供の拒否要求、その他苦情、ご相談など、個人情報に関するお問合せについての窓口を設置し、2週間以内に対応致します。

当社は、本基本方針を役員および従業員に配付し、周知徹底をするとともに、全員に対して社会の変化に応じた教育を継続し、個人情報保護意識の向上と維持を図ります。さらに、当社のクライアント そして当社の協力企業にも本方針を理解していただき、連携して個人情報保護の実が上がるよう努めます。

個人情報保護方針に関するお問合せは、下記「個人情報に関する当社問合わせ先」までご連絡ください。

お客様の個人情報の取扱について

1. 個人情報の適切な保護

株式会社トークスは、お客様の個人情報を収集の目的に沿って利用し、さらに適切かつ安全に管理して、外部からの不正アクセスや不正使用、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩等を予防する保護策を講じています。

2. 個人情報の収集目的

お客様の個人情報は、当社が提案したサービス等の実行およびそのアフターケアのため、あるい はお客様との連絡のため、正当な事業遂行の範囲内で利用いたします。 お客様がご自身の個人情報を当社に提供されるか否かは、お客様のご判断によりますが、もしご提供されない場合には、当社のサービスが提供できない場合があ りますのであらかじめご了承ください。

3. 個人情報の第三者への提供または預託

お客様の個人情報は、以下掲げる場合に限って、第4項に記載する条件に基づいて、当社以外の 第三者に提供または預託することがあります。

  1. お客様の承認を得て、当社の業務委託先が当社に代ってダイレクトメール、電子メール、またはその他の手段で情報または役務を提供する場合
  2. お客様の承認を得て、当社の業務委託先が当社に代ってアフターサービスなどの個別の役務を提供するために必要がある場合
  3. 統計的情報を提供する目的で、個々の個人情報を集積しまたは分析し、個人の識別や特定ができない形式に加工して、その統計データを開示する場合
  4. 法令または裁判所その他の公的機関より適法に開示を要求された場合
  5. その他、特定の目的のためにお客様から事前の同意を得ている場合

4. 提供または預託する際の協力会社との守秘義務契約

お客様の承認を得て当社の業務の全部または一部を外部に業務委託する際、当社は、個人情報を 適切に保護できる管理体制を整え実行していることを条件に委託先を厳選しています。さらに「個人情報取扱いに関する機密保持契約」を委託先と締結し、お客 様の個人情報の厳密な管理に努めています。

5. お客様からの使用停止、削除等の申込みへの応諾

お客様は、当社に対してご自身の個人情報の開示や訂正を要求し、または当社がお客様の個人情 報を利用し、第三者に提供しまたは預託することを中止させるために、当社の問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社はお客様ご本人であること を確認させていただいた上で、合理的な期間内に対応いたします。

6. 開示について

開示にについては、こちらの「個人情報開示等請求書」(PDF)をお使い下さい。その際、「開示等における個人情報の取り扱いについて」をお読み下さい。

メディアの皆様の個人情報の取扱について

ＰＲ専門企業である私ども株式会社トークスは、企業をはじめ各種団体とメディアとを結び付けるパイプ役として活動をしています。その一環として企業などからの有用な情報をお送りするため、メディアの皆様の氏名、会社名、所属、会社連絡先などの個人情報を収集しています。収集したメディアの皆様の個人情報は、このように情報提供を通したリレーションを深めるためのみ使用し、適切かつ安全に管理し、外部からの不正アクセスや不正使用、紛失、盗難、破壊、改ざんおよび漏洩などを予防する保護策を講じています。

1. 個人情報の収集

当社では、メディアの皆様との名刺交換、セミナーなどのイベントへのご出席の際、リリースへのお返事などから、メディアの皆様の個人情報を収集しています。その際、それ以後の各種情報の提供についても了解をいただくよう努力しています。

2. 利用目的

メディアの皆様の連絡先等の個人情報は、弊社のクライアントの製品やサービス情報、企業情報のお届けや、セミナー、懇談会のご案内などをお送りするため、また、その企画のために必要な範囲内に限り利用しています。メディアの皆様がご自身の個人情報を当社に提供されるか否かは、皆様のご判断によりますが、ご提供いただけない場合には、上記のサービスができない場合があります。

3. 個人情報の、国内または外国にある第三者への提供または預託

当社では、収集したメディアの皆様の個人情報（氏名、会社名、肩書き、所属）を、皆様への製品やサービス、セミナー情報をはじめ各種情報の送付などを企画している当社の国内外のクライアントに、プリントアウトして提供することがあります。その際は、クライアントに対し個人情報保護法の趣旨に則り安全に取り扱い管理することを要求しています。 また、以下の場合、第4項に記載する条件に基づいて、当社以外の第三者に提供または預託させていただくことがあります。

  1. 当社の業務委託先が、当社に代ってダイレクトメール、電子メール、またはその他手段で情報または役務を提供する場合
  2. 法令または裁判所その他の公的機関より適法に開示を要求された場合
  3. その他、特定の目的のためにメディアの皆様から事前の同意を得ている場合

4. 提供または預託する際の協力会社との守秘契約

当社の業務の全部または一部を外部に業務委託する際には、個人情報を適切に保護できる管理体制を整え実行していることを条件に委託先を選択しています。さらに「個人情報取扱いに関する機密保持契約」を委託先と締結して、メディアの皆様の個人情報の厳密な管理に努めています。

5. 使用停止、削除等の申込み（オプトアウト）

メディアの皆様が、以下の要求をされる場合は、個人情報に関する当社問合わせ窓口にご連絡ください。その際、当社はご本人確認をさせていただいた上で、合理的な期間内に誠実に対応いたします。

  1. 当社または当社がクライアントの名前で送付する各種情報の送付の停止を求める場合
  2. メディアの皆様が、当社の保有する皆様ご自身の個人情報の開示、訂正、削除を要求する場合
  3. メディアの皆様の個人情報を、当社のクライアントに提供することの停止を求める場合

応募ハガキやＷｅｂ経由での個人情報の取扱について

1.個人情報の取り扱いについて

個人情報の利用目的

当社では取引先からの委託を受けて、個人情報を預ったり各種応募葉書の処理を行っています。応募ハガキにより得られた個人情報は、取引先の主催する各種セミナーの参加者抽選、プレゼントパブリシティでの当選者決定、及びそれらのご連絡に利用し、それ以外に使われる事はありません。

また当社はＷｅｂ経由で社員募集を行っています。応募者の個人情報の提供は任意です。但し、必要な個人情報の一部または全部を提供しなかった場合は、採用判断において不利に取り扱われる可能性があります。Ｗｅｂ経由で得られた応募者の個人情報は、採用選考、及び当社への問合せへの対応に使われ、それ以外に使われることはありません。また採用されなかった応募者の履歴書、経歴書等は、速やかに破棄致します。

さらにＷｅｂ経由での当社へのお問合せに際し、問合せされた方の個人情報を頂く事がありますが、この個人情報はお問い合わせへの対応及び当社からのサービスの提供以外に使うことはありません。

個人情報の管理

個人情報の管理責任者を設置し、その役割を明確にして、管理責任者が適切に個人情報保護に関する活動を行えるように環境を整備致します。収集した個人情報につきましては、使用後速やかに裁断並びに削除による適切な処分を行います。

個人情報の提供

以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供することは致しません。

  1. お客様の同意が得られている場合
  2. 法令等により要求された場合
個人情報の開示／更新等

当社は、当社がお預かりしている個人情報について、お客様ご本人から開示、修正、削除のお申し出があった場合、誠実に対応致します。ただし、他のお客様の生命、身体、財産その他利益を害する場合、または当社の業務遂行に著しく支障をきたすと判断した場合は、この限りではありません。 また、法令等に定めのある場合は、当該法令に基づいて適切な対応を致します。

Cookie（クッキー）の利用について

クッキーは、お客様が当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧して頂くためのものであり、お客様のプライバシーを侵害するものではありません。またお客様のコンピュータへ悪影響を及ぼすことはありません。

ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承下さい。

個人情報に関する当社問合わせ先

株式会社トークス 個人情報保護管理責任者　辻田 邦彦
Email：info_web@pr-tocs.co.jp
TEL： 03-3261-7715 FAX： 03-3261-7174
〒102-0074 東京都千代田区九段南4-8-8

<認定個人情報保護団体の名称>

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
（略称：JIPDEC）

<苦情の解決の申出先>

個人情報保護苦情相談室
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号
六本木ファーストビル12F
電話番号：03-5860-7568　0120-700-779

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